Category Archives: Administratie

Archief digitaliseren is een must

Als ondernemer is het van groot belang om je archief goed op orde te hebben. Niet alleen de belastingzaken, waar de Nederlandse Belastingdienst (ook wel fiscus genoemd, in de volksmond) om kan vragen, maar ook facturen en andere bedrijfsgegevens moeten goed opgeslagen worden. Tegenwoordig hebben bijna alle ondernemers hun archief online staan. Maar denkt u, als ondernemer van het oude stempel, wel eens aan het archief digitaliseren? In de volgende zinnen zal ik u uitleggen waarom het archief digitaliseren echt nodig is in deze tijd.

Archief digitaliseren

Het voelt voor u natuurlijk vertrouwd om uw archief bij de hand te hebben, in bijvoorbeeld een kast op uw werkkamer. Maar heeft u er wel eens aan gedacht wat er kan gebeuren wanneer er brand ontstaat en alles in uw werkkamer weg is? Waarschijnlijk bestaat uw archief uit belangrijke zaken, die u altijd wilt bewaren. Een brand in uw werkkamer kan dan desastreuze gevolgen hebben. De oplossing? Archief digitaliseren.

Geen angst

Het voelt misschien niet gelijk goed om uw archief te laten digitaliseren. U bent wellicht bang dat derden bij uw gegevens kunnen komen, maar daartegen kunt u uzelf goed wapenen. Bijvoorbeeld door software aan te schaffen die uw gegevens altijd beschermen. Probeer die angst dus overboord te zetten en vooral te denken aan de voordelen van het archief digitaliseren.

Hoe?

Maar hoe gaat het archief digitaliseren dan in zijn werk? Daar zijn natuurlijk meerdere mogelijkheden voor. Allereerst kunt u ervoor kiezen om dit zelf te doen. Dat is echter een activiteit die heel veel tijd vergt. Ga maar na: al het papierwerk dat nu in uw kast staat, dient ingevuld te worden, zodat het digitaal is. Maar in plaats van deze acties zelf uit te voeren, kunt u er ook voor kiezen om dit door een externe partij te laten doen. Dit vergt dan geen tijd, maar daaraan hangt natuurlijk wel een prijskaartje.